O suporte de TI é muito importante, mas a gestão é fundamental para a manutenção da qualidade do serviço no seu escritório de advocacia

Você já conhece o diferencial que é poder contar com uma empresa especializada oferecendo suporte de TI no seu escritório de advocacia. Entretanto, você não deve contratar qualquer empresa para oferecer esse suporte. O ideal é que você possa contar com serviços bem estruturados, que sejam continuamente monitorados e gerenciados, para a partir disso sejam geradas soluções inteligentes em maior número e mais consistentes.

Sem organização, metodologia, monitoramento e gerenciamento, os recursos de tecnologia do seu escritório de advocacia podem promover, sem exagero, um verdadeiro caos. Serviços pontuais, que só deveriam ser feitos ocasionalmente, podem se tornar frequentes, e tarefas que não seriam prioritárias podem vir a ser realizadas antes de outras que seriam bem mais relevantes.

É de suma importância contar com uma gestão adequada para o suporte de TI, para evitar a desorganização dos processos e possíveis perdas de dinheiro e tempo. Tendo em mente esta compreensão, torna-se essencial ter uma empresa parceira que se comprometa em gerir com constância e competência o suporte de TI, para impedir que demandas ocorram sem necessidade ou para que prioridades não sejam esquecidas.

Além disso, a gestão para suporte de TI não deve pensar apenas no presente, mas também no futuro. Com esse intuito, é preciso que haja uma alta disponibilidade por parte da equipe, que deve almejar algo próximo dos 100% de aproveitamento. Assim, afora todos os atendimentos pontuais que se solicite, o planejamento dessa infraestrutura deve organizar equipamentos e processos focando sempre na possibilidade de sua expansão – pensando nos desafios e nas oportunidades que poderão surgir mais adiante.

A gestão para o suporte de TI evita transtornos para o seu escritório de advocacia

Não deixe a tecnologia e a sua segurança em segundo plano no seu escritório de advocacia. A gestão para o suporte de TI inclui algumas atividades primordiais para o monitoramento geral das demandas e dos recursos tecnológicos. Confira abaixo algumas delas:

• Relatórios de atendimento
Esses relatórios são importantes para a verificação das demandas que são mais comuns e aquelas que são mais raras. Dessa forma, pode-se otimizar o planejamento e identificar as soluções necessárias que ainda não foram implementadas na empresa.

Muitas vezes os relatórios de atendimento também apontam situações que estejam ocorrendo além do que seria habitual. O que permite que se busque, ou que se apresente no próprio documento, alguma solução ou sugestão para enfrentar o problema.

• Organização dos chamados e demandas
Outra forma importante de monitoramento do suporte de TI é por meio dos chamados e demandas. Para essas operações, é disponibilizado um sistema para abertura de tickets, em que o responsável envia a solicitação para que a equipe de suporte possa intervir.

Nesse contexto, é indispensável que também haja um sistema para organização dos pedidos, que podem ser de baixa a alta complexidade. Dessa maneira, a equipe enviará o técnico mais adequado para resolver o problema.

• Definição de prioridades
Para organizar as demandas, é montado um cronograma de prioridades. Medida imprescindível para evitar que a equipe fique “perdida” ou, ainda, evitar que se resolva um problema de baixa complexidade antes de uma emergência.

As prioridades devem ser sinalizadas com forte impacto visual, para que as equipes de suporte de TI fiquem ainda mais atentas. Os serviços mais ou menos importantes devem ser definidos previamente, ou então combinados diretamente com o contratante, de acordo com as necessidades da empresa.

• Níveis de serviços ou SLA
Por fim, os níveis de serviços ou SLA (Service Level Agreement) são os contratos firmados entre o seu escritório de advocacia e a empresa de tecnologia que presta o suporte de TI. Esses documentos estabelecem as diretrizes para as tarefas da equipe de Tecnologia da Informação.

Devem ser bem demarcadas ali as limitações dos serviços, para alinhar as expectativas sobre o que pode ser solicitado e o que seria um serviço à parte. É recomendável que se verifiquem todos os itens com a empresa de suporte de TI antes da assinatura do contrato.

Sem esse tipo de documento, são maiores as chances de falhas e problemas inesperados acontecerem durante a prestação de serviço. Entre os seus muitos benefícios nós temos: redução de custo, transparência na comunicação e melhora na produtividade.

A gestão para o suporte de TI é vital para que as demandas sejam atendidas com organização e em tempo hábil. Além disso, esse gerenciamento contribui significativamente para trazer as soluções que precisamos para enfrentar desafios diversos, que só o dia a dia profissional pode solicitar.

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