Como muitos já sabem, ERP é na verdade uma sigla derivada do nome Enterprise Resource Planning que, traduzido ao pé da letra, significa “Planejamento dos recursos da empresa”. O ERP é um software corporativo que tem como principal função apoiar empresas no controle total de suas informações, integrando e gerenciando dados, recursos e processos para que as companhias tenham maior poder de tomada de decisão e sucesso nos negócios.
Então, para iniciarmos o assunto deste artigo, é importante ressaltar que grande parte das empresas confundem implantação com instalação, quando na verdade são coisas completamente distintas, principalmente quando se trata de um assunto tão delicado quanto a implantação de ERP. Então, vamos lá:
A instalação limita-se à parte técnica da operação, ou seja, literalmente disponibilizar o sistema em um servidor (local ou na nuvem) de forma que os demais consigam acessá-lo. Já um processo de implantação é bem mais amplo, no qual a empresa passa por diversas etapas pré e pós instalação, como o mapeamento do cenário atual, levantamento de informações, definição de expectativas, parametrizações, testes, treinamento e acompanhamento dos usuários.
Uma vez que a sua empresa entende a diferença entre esses dois conceitos e está ciente de que é o momento certo de implantar um ERP para profissionalizar o negócio, leia com atenção o que não pode faltar antes, durante e depois da implantação de ERP:
1) Planejamento
Antes de inserir qualquer recurso na empresa, seja um novo colaborador ou uma nova tecnologia, é essencial que os gestores estejam plenamente cientes e confortáveis com os rumos que a mesma está tomando. Para isso, é importante ter muito bem planejado todos os próximos passos do negócio e, se possível, um histórico de todas as operações – o que nem sempre é o que acontece, uma vez que antes de implantar um ERP as empresas normalmente não são orientadas da necessidade de possuírem as operações bem definidas. Sendo assim, implantar um ERP é um divisor de águas dentro de qualquer empresa e, ao contrário do que muitos pensam, é preciso organizar-se antes de tomar esta decisão e não esperar que o ERP organize tudo sozinho.
2) Treinamento
Conforme explicamos na introdução do artigo, uma etapa como o treinamento dos usuários é imprescindível em um projeto de implantação, e toda consultoria comprometida com o sucesso da operação deveria saber disso. O ERP irá melhorar a forma como todos os processos funcionam e, consequentemente, demandará adaptação por parte dos colaboradores. Portanto, descarte qualquer fornecedor que não faça o treinamento minucioso dos seus usuários, pois esta é uma das etapas mais importantes do processo – acredite! Fazendo uma analogia: contratar um projeto de implantação de ERP sem fornecer treinamento aos usuários, é como comprar uma Ferrari e não saber dirigir.
3) Manutenções preventivas e corretivas
Empresas que não se programam para realizar manutenções em seus sistemas periodicamente, só podem ter uma certeza: em algum momento elas terão prejuízo, seja em termos de produtividade e/ou financeiros.
Toda tecnologia demanda manutenções, sejam elas para evitar falhas técnicas ou mesmo adequar o sistema a novos processos, e quando isso é feito apenas no momento em que algum problema acontece, a sua TI estará sempre focada em apagar incêndios, e nunca no que é de fato estratégico, ou seja, programar-se para prevenir falhas sem impactos na rotina.
4) Esforços na operação
Descarte fornecedores que prometem prazos muito curtos e garanta que a mão de obra é qualificada para a implantação de ERP. Este tópico está relacionado ao primeiro, que fala sobre planejamento, pois caso a sua empresa não esteja certa de que este é o momento ideal para implantar um ERP, é melhor esperar. Esteja certo de que você possui um responsável que ficará disponível para o fornecedor, para que o processo de implantação não trave e sejam fornecidas todas as informações necessárias. Não espere que o processo seja simples, muito menos rápido e tenha sempre em mente que no final tudo valerá a pena. Resumindo: não vá pelo preço ou pelo tempo do projeto, para não acabar com um projeto mal acabado.
Por fim, fique atento! Muitas consultorias vendem um trabalho de implantação enquanto o que fazem é apenas uma simples instalação, sem entender como funciona o seu negócio, de fato. Por mais que a solução escolhida seja completa, de nada adiantará inseri-la em um cenário de negócio caótico, e desalinhado às especificações da mesma.
