A adoção de um ERP, seja em pequenas, médias ou grandes empresas, é uma excelente oportunidade para modernização tecnológica, uma melhor definição das regras de negócio e um controle mais rígido sobre pontos vulneráveis, bem como padronização de processos e informações em tempo real.
Porém, de uns tempos pra cá, ERPs (principalmente os de grande porte) adquiriram uma certa “fama” no mercado de serem complexos, caros e nunca funcionarem direito. É fato que o alinhamento das necessidades do cliente, do fornecedor de software e do integrador que faz a implementação da ferramenta é uma tríade complexa, cuja natureza dinâmica requer que todos os envolvidos (principalmente o cliente!), monitore com muito cuidado e responda em tempo hábil qualquer dúvida ou problema que ocorra.
No entanto, para obter os benefícios do ERP é preciso encará-lo como um projeto em evolução contínua e tomar as medidas gerenciais necessárias, e aí torna-se plenamente possível que a implantação de ERP não seja caótica, ocorra sem dores de cabeça e que a etapa pós implantação não demande nada além de manutenções rotineiras e preventivas de software.
Então, se você tem interesse em saber como é possível fazer isso, leia as melhores práticas a serem seguidas durante a implantação de ERP em uma empresa:
1) Mapear o projeto de ponta a ponta
Tenha bem definido tudo o que a sua empresa e o seu fornecedor precisam fazer antes, durante e depois do projeto. Normalmente, dentre as atividades que precedem um projeto, estão a migração para novos sistemas e documentação de processos de negócios. O conhecimento do negócio deve ser passado ao seu fornecedor, até que ele alcance o nível de compreensão equivalente ao de um usuário – estudos indicam que investimentos nessa fase podem evitar até 60% de falhas no futuro.
2) Desenvolver um cronograma realista com marcos periódicos
Projetos de ERP são quase sempre longos, sendo assim não fica difícil que o gestor acabe perdendo alguns pontos de vista durante o caminho. Além disso, é importante lembrar que um projeto de implantação de ERP pode ser impactado por diversos fatores como pessoas, processos, restrições e desempenho. Por tudo isso, o gestor deve acompanhar a evolução do projeto através de cronogramas pré-definidos, sem perder o foco da situação atual, medindo constantemente a “tendência” do projeto através de marcos futuros. Outro ponto é que a equipe se alinhe ao menos uma vez pessoalmente, para que todos estejam em sinergia, e aí depois fica a critério tocar o processo à distância ou presencialmente.
3) Reduzir os riscos de falhas principalmente nas áreas críticas
Um projeto de implantação completo deve levar em consideração todas as áreas do negócio, mas quando o assunto são as áreas críticas, o cuidado deve ser dobrado, isto é, precisa-se definir políticas adequadas de segurança e funcionamento que garantam um índice de disponibilidade 24/7. É sempre importante lembrar que um projeto de implantação de ERP normalmente implica em profundas mudanças em muitas das atividades internas da empresa, então não descarte também uma política de gestão de mudanças que acompanhe o projeto do início ao fim.
4) Implantar uma metodologia de treinamento de qualidade
Já falamos anteriormente aqui no blog, pois damos muita atenção à essa etapa, sobre o treinamento dos usuários. De nada adianta você ter a mais poderosa ferramenta do mercado operando da maneira mais “redonda” dentro da sua empresa, uma vez que seus usuários não saibam utilizá-la, ou saibam apenas o básico sobre ela. Os modelos de treinamento são variados e dependem de cada fornecedor – um dos mais comuns talvez seja o fornecimento de uma documentação das várias partes personalizadas do pacote por parte do integrador, e instrução de uma equipe de treinamento que irá repassar os conhecimentos aos usuários – mas, muito cuidado, modelos assim podem ser um fracasso se a equipe de treinamento escolhida não for boa.
Resumindo: seja paciente e não “atropele” o processo. Tenha em mente que é preciso gastar um bom tempo nessa etapa inicial de planejamento, antes de iniciar o projeto em si. O fundamental é que você esteja respaldado por um parceiro sério, e que possa instruir o seu caso em particular sobre os melhores caminhos a serem seguidos.
